Guía de trabajo

Nombre las 3 etapas que incluye la organizacion de una reunion 
 

I.-Preparación: En primer lugar, la secretaria debe conocer la siguiente información
 

II.- Desarrollo: La participación del secretario (a) en el desarrollo de la reunión depende de las disposiciones que en estos casos tiene establecida la organización. 

III.- Preparación del lugar de Reunión

El día de la reunión deberás tener especial atención en revisar cada una de las actividades que se realiza en una reunión

 

¿cuáles son los elementos a considerar al realizar una citacion?
 

En una citacion  deberás notificar por escrito a todos los participantes. En ella deberás anotar todos los detalles como día, hora, lugar, asunto, quien convoca. Etc. Esta citación la puedes realizar a través de cartas, memorándum u otro documento que utilice la empresa para estos fines.

 
que documentos se deben llevar a una reunion 
 
Preparar cualquier documento que tenga que ser utilizado durante la reunión. Ten a mano copia de la Tabla, el Acta de la reunión anterior y el libro de actas.
 
 
¿cuáles son las caracteristicas de la mesa redonda?
 
Características de la mesa redonda 
1. La reunión puede ser informal o formal. 
2. Se puede mantener un control limitado del campo y de la dirección de la discusión mediante un análisis anterior llevado a cabo entre los participantes, definiendo el esquema de la discusión al auditorio inmediatamente antes de presentar la mesa redonda, o por las actividades del moderador. 
3. Puede exponer y enfocar diferentes puntos de vista, diferentes hechos y diferentes actitudes sobre un tema. 
4. Permite un máximo de interacción y de interestimulación entre los integrantes de la mesa. 
5. A menudo aumenta el interés del auditorio en el tema, debido a la presentación activa y dramática de la materia que se trata, las diferencias de opinión, la competencia, etc. 
6. Es un método útil para definir los puntos de acuerdo, los campos de desacuerdo y de llegar a un acuerdo. 
7. Reparte la responsabilidad, ya que requiere previa reflexión y recolección de datos por los integrantes de la mesa redonda.
 
¿Qué debe hacer la secretaria si se debe comunicar con alguien de la reunión?   
 

No es conveniente interrumpir el desarrollo de la reunión. Cuando se trate de una situación urgente, deberás hacer llegar discretamente una nota a la persona interesada, quien decidirá cómo manejar ese momento.

 
¿Qué es una tabla y que incluye?
 

TABLA:
La tabla es la lista de los puntos que se van a tratar durante la reunión o la junta y el orden de desarrollo. Algunos de los puntos son inevitables y aparecen siempre en todas las tablas.

 

El orden más corriente es:

1. Inicio de sesión

2. Disculpar ausencias

3. Lectura, aprobación o modificación del acta anterior

4. Correspondencia

5. Informes

6. Puntos a tratar

7. Acuerdos

 

mediante un esquema represente los elementos que debe revisar al preparar el lugar de reunion